Introduksjon
Når en ansatt slutter, er det viktig å håndtere IT-tilganger og utstyr korrekt – både av sikkerhetshensyn og for å ivareta virksomhetens data. Denne sjekklisten hjelper deg å gjøre dette systematisk.
Meld fra til Digiserv på support@digiserv.no eller ring 38 27 80 00 så tidlig som mulig – helst minst 3 arbeidsdager før siste arbeidsdag.
Informasjon Digiserv trenger
- ✅ Fullt navn på den ansatte som slutter
- ✅ E-postadresse (f.eks. navn@bedrift.no)
- ✅ Siste arbeidsdag
- ✅ Skal e-posten videresendes? Til hvem, og i hvor lang tid?
- ✅ Skal kontoen deaktiveres eller slettes?
- ✅ Hvilke enheter skal leveres inn?
IT-sjekkliste
Kontoer og tilganger
- ☐ Deaktiver Microsoft 365-kontoen på siste arbeidsdag
- ☐ Tilbakekall alle aktive innloggingsøkter (Digiserv gjør dette)
- ☐ Fjern fra distribusjonsgrupper og delte postbokser (eller sett opp delegering)
- ☐ Fjern tilgang til SharePoint, Teams-kanaler og fagsystemer
- ☐ Deaktiver VPN-tilgang
- ☐ Endre passord på delte kontoer den ansatte hadde tilgang til
E-post etter avgang
- ☐ Avgjør: skal e-post videresendes til kollega? (anbefalt i 1–3 måneder)
- ☐ Sett opp fraværsmelding med info om hvem som overtar
- ☐ Bestem dato for sletting av postboks (lovpålagte grenser kan gjelde)
Data og filer
- ☐ Verifiser at viktige filer er lagret i SharePoint/OneDrive for bedrift (ikke bare lokalt på PC). Data som ligger lagret i brukerens personlige OneDrive blir slettet når brukeren slettes. Derfor må filer som skal spares flyttes til Sharepoint eller annet delt område før slettingen utføres.
- ☐ Overfør eierskap til dokumenter og mapper til relevant kollega (flytt ut av personlig OneDrive).
- ☐ Slett eventuelt personlig innhold fra bedriftsenheter
Enheter og utstyr
- ☐ Innlever PC / bærbar
- ☐ Innlever mobiltelefon (hvis bedriftseid)
- ☐ Innlever tilgangskort, nøkler og annet utstyr
- ☐ Avslutt eller overfør mobilabonnement
- ☐ Tilbakestill enheter til fabrikkinnstillinger (Digiserv kan gjøre dette)
Lisenser
- ☐ Frigjør Microsoft 365-lisens for tildeling til ny ansatt
- ☐ Sjekk om andre programvarelisenser er knyttet til personen og fjern disse også
Viktige hensyn
Sikkerhet
Deaktiver kontoen på nøyaktig siste arbeidsdag – ikke før (hindrer jobbutførelse) og ikke etter (sikkerhetsrisiko). Digiserv kan planlegge automatisk deaktivering på riktig tidspunkt.
GDPR og datalagring
Bedriften har plikt til å slette personopplysninger om ansatte innen rimelig tid etter avgang, med visse unntak (regnskapsdata, etc.). Rådfør deg med regnskapsfører eller Digiserv ved tvil.
Avslutningssamtale
Husk å spørre den ansatte om de har bedriftsrelaterte passord lagret lokalt som bør overleveres, og om de har brukt private enheter til jobbrelatert arbeid.
Trenger du hjelp?
Kontakt Digiserv: support@digiserv.no | 38 27 80 00